la mia bestia nera..la stampa unione

Sun, 10 Feb 2008 09:37:37 GMT

faccio la furba..arrangiatevi e poi spiegatemela

Modulo 3 – Elaborazione testi (Office XP) 3.5.1 – Stampa unione 3.5.1 – Stampa unione

[ 3.5.1.1 ] Prima di affrontare la descrizione di questa funzione avanzata, è necessario introdurre alcuni concetti di base su come è strutturato un database. In questo momento, è sufficiente analizzarne la struttura dell’unità principale, tralasciando gli aspetti correlati.

Un database è un archivio che contiene una serie di dati ordinati in strutture, chiamate tabelle. È composto, quindi, da una o più tabelle. Esse sono formate da colonne, i Campi, e da righe, i Record. I campi sono i tipi di dato che possono essere memorizzati, quindi, ogni colonna della tabella può contenere un dato specifico, che in una rubrica potrebbe essere il cognome o il numero di telefono. Invece, l’insieme dei dati presenti su una stessa riga è un record che in una rubrica potrebbe essere ogni singolo contatto.

Una tabella così costituita e un documento Word possono essere uniti per generare dei nuovi documenti, contenenti ognuno i dati di un singolo record.

Approfondiamo meglio questo concetto, per comprendere a fondo l’obiettivo di questa funzione. La Stampa Unione ti permette di generare un documento principale, contenente elementi fissi, che chiameremo Matrice, e di personalizzarlo, con i dati prelevati da un file distinto. Questo secondo file viene indicato come Origine dei dati o Lista di distribuzione.

L’operazione avviene inserendo, nella matrice, i riferimenti ai campi, che compongono la struttura dell’origine dei dati. Dopo aver generato un documento di questo tipo, puoi decidere di produrre una serie di documenti, l’uno diverso dagli altri, che contengono lo schema e il testo della matrice e, al posto dell’indicazione dei campi, i dati contenuti nell’origine dei dati.

Questi nuovi documenti personalizzati possono essere generati direttamente in fase di stampa, quindi su carta, oppure in formato digitale. Nel secondo caso, devi salvare un solo file formato da tutti i documenti, ottenuti mediante l’unione. Il numero di pagine di questo nuovo documento sarà pari al numero delle pagine della matrice, moltiplicato per quello dei record. Attraverso questa semplicissima "prova del nove", puoi assicurarti che il processo fatto sia andato a buon fine.

[ 3.5.1.2 ] La preparazione di un documento per la stampa unione consiste nell’individuare l’Origine Dei Dati, il file che deve essere collegato al documento e che contiene i dati. Esistono diversi modi per costruirlo e ci sono tantissimi tipi di file, che possono essere utilizzati a tale scopo.

Partendo dal documento principale, dai il via al processo, selezionando Lettere e indirizzi, dal menu Strumenti, e scegliendo Creazione guidata stampa unione. Sulla parte destra della finestra si apre il riquadro Stampa Unione, che contiene suggerimenti e opzioni per arrivare alla realizzazione del documento finale.

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Nel primo passaggio, seleziona la tipologia di documento che vuoi elaborare. Scegli Lettere, per produrre un testo come una lettera, una relazione, un biglietto di invito, ecc. Procedi nella sequenza premendo Successivo.

Il secondo passaggio ti permette di scegliere il documento sul quale lavorare. Scegli il documento corrente, per continuare a lavorare sul documento aperto, altrimenti seleziona un modello o un documento esistente.

Il terzo passaggio contiene l’opzione che ti permette di scegliere l’origine dei dati. Se esiste già un file, fai clic su Sfoglia per aprirlo, seleziona il file e segui i passaggi che ti vengono proposti, riguardo alla scelta delle tabelle e dei record da importare. In tal caso, puoi proseguire lasciando attiva l’opzione Usa elenco esistente. Al contrario, puoi decidere di usare i record presenti nella Rubrica Di Outlook o creare un Nuovo Elenco.

Il passaggio numero 4 ti permette di inserire i campi all’interno del documento nella posizione voluta. Sono previste alcune strutture predefinite, come Blocco di indirizzi o Formula di apertura. Scegliendo l’opzione Altro, puoi selezionare il singolo campo e inserirlo all’interno del documento nel punto che risponde alle tue esigenze.

In questa fase di inserimento dei singoli campi, utilizza gli strumenti che ti sono già familiari, relativi all’impaginazione, come: allineamenti, rinvii a capo, tabulazioni. In questo modo, otterrai il risultato grafico desiderato sul documento finale.

I campi inseriti compaiono nel documento nel formato <<Nome del campo>>.

Negli ultimi due passaggi, verifica l’anteprima dell’unione del documento con la lista di distribuzione e completa l’unione, producendo uno stampato o un nuovo file da salvare.

Tutte le funzioni che abbiamo descritto possono essere svolte anche usando la barra degli strumenti Stampa Unione. Per visualizzarla, apri il menu Strumenti, scegli Lettere e indirizzi e seleziona Mostra barra degli strumenti stampa unione.

Puoi facilmente verificare che, per attivare le funzioni viste in precedenza, su tale barra sono presenti i pulsanti:

•

Impostazioni documento principale: per scegliere il tipo di documento da generare;

• Apri origine dati: per accedere all’archivio;

• Inserisci blocco indirizzi;

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• Inserisci formula di apertura;

• Inserisci campo unione: per inserire i campi nel documento, secondo formati standard o sulla base delle tue indicazioni;

• Visualizza dati uniti: che ti permette di vedere in anteprima il risultato finale e i pulsanti, per scorrere i vari documenti prodotti;

• Unisci in un nuovo documento;

• Unisci alla stampante;

• Unisci a messaggio di posta elettronica;

• Unisci a fax: per generare il documento finale, in una delle modalità previste.

[ 3.5.1.3 ] Per utilizzare la funzione Stampa Unione, puoi prelevare i dati da file di dati già pronti e salvati in diversi tipi di formato. Ad esempio, puoi prelevare i dati da un foglio di Excel o da una tabella di Access. Word contiene anche le funzioni che ti permettono di generare un nuovo file di dati, indicato come Lista di distribuzione. Abbiamo visto come dare inizio alla sequenza di operazioni, che ti consentono di preparare il documento per la stampa unione. Arrivato al passaggio numero tre, puoi decidere di creare un Nuovo Elenco. Nel momento in cui attivi questa funzione, compare il comando Crea: fai clic su di esso, per procedere alla generazione di una nuova lista di distribuzione. Compare una maschera che ti permette sia di inserire i dati in un database standard, sia di modificarne la struttura, per adattarla alle tue esigenze.

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Quindi, prima di immettere i nuovi record, verifica l’effettiva efficienza dell’archivio e modificane, se è il caso, la struttura, aggiungendo o eliminando campi dell’elenco.

Per accedere alle opzioni di modifica della tabella, fai clic su Personalizza. Quando hai finito, fai clic su Ok, per tornare alla schermata principale, dove puoi inserire i record nella tabella che hai personalizzato.

Nella finestra che ti permette di gestire il database, il singolo record è indicato con il termine Voce. Attraverso i pulsanti Nuova voce, Elimina voce e Trova voce puoi aggiungere, eliminare o trovare un record specifico. Per ogni record, puoi inserire i valori nei campi attraverso la maschera presente nella parte superiore della finestra. Fai clic nelle singole caselle e digita il contenuto. Una volta concluso l’inserimento dei dati, fai clic sul pulsante Chiudi.

Il sistema ti chiede di salvare l’archivio: scegli la cartella e il nome del file e premi Salva. Il file, che viene generato, ha l’estensione .mdb, tipica di Access, se il software è caricato sul computer, altrimenti crea un documento Word, contenente la tabella che hai creato.

A questo punto, ti viene chiesto di verificare il contenuto della tabella e di selezionare i record che vuoi utilizzare, per le operazioni di Stampa Unione. Fai clic su Ok, dopo aver impostato le opzioni desiderate.

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Il nuovo database è ora pronto ed è disponibile, per essere utilizzato come sorgente dati.

Abbiamo già detto che l’unione della matrice e della lista di distribuzione può generare un documento cartaceo o un nuovo file. Puoi scegliere l’opzione desiderata, direttamente nel passaggio numero sei della creazione guidata, oppure agire attraverso i pulsanti Unisci in un nuovo documento e Unisci alla stampante, presenti sulla barra degli strumenti Stampa unione.

[ 3.5.1.4 ] Ricordati che, in entrambi i casi, puoi facilmente verificare la correttezza della procedura. Quando hai terminato la fusione, il documento, che sia cartaceo o digitale, deve essere composto da un numero di pagine pari al numero di pagine della matrice, moltiplicato per il numero dei record selezionati per l’unione. Come abbiamo già sottolineato, tale verifica ti permette di controllare, a colpo d’occhio, di aver ottenuto il risultato desiderato.

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